Model procesa
Proces obrade dokumenata ulazne pošte prilagođava se organizaciji rada. Dokumenti ulazne i izlazne pošte kroz aplikaciju Ulazne i izlazne pošte razvrstavaju se prema vrsti dokumenta na:
- dokumente ulazne i izlazne pošte
- dokumente ulaznih i izlaznih računa
Svaki od navedenih vrsta dokumenata pripada svojoj mapi koje u sustavu djeluju kao nositelji informacija.
Osnovni koraci rada su:
- upis mape na nivou dana (ili ovisno o organizaciji rada) prema vrsti dokumenta (ulazna pošta, izlazna pošta, ulazni računi u poštanskom protokolu i sl.)
- upis dokumenata pošte u odgovarajuću mapu
- kod ulaznih računa u poštanskom protokolu, radna mapa upisanih ulaznih računa šalje se odgovornom korisniku/grupi korisnika na daljnju klasifikaciju prema vrsti ulaznog računa (ino računi, računi za telefon i sl.). Omogućeno je da se klasifikacija odvija i kroz aplikaciju Ulaznih računa, ovisno o definiranoj organizaciji rada.
- arhiviranje mape nakon operativnog završetka rada s mapom
Proces obrade dokumenata ulazne i izlazne pošte definiran je za svaku vrstu mape zasebno što omogućuje jednostavnu prilagodbu organizaciji rada.
Funkcije rada definiraju se prilagodbom kontrolne ploče za svakog korisnika/grupu korisnika i ovise o trenutnom kontekstu.
Obzirom na standardnu proceduru rada s mapama i dokumentima, pogledati poglavlja Standardne funkcionalnosti rada s mapama i Standardne funkcionalnosti rada s dokumentima.
Za postavke mape i dokumenata pogledati poglavlja:
Korisnička procedura rada (step by step) opisana je u poglavljima:
Poslovni proces
Proces obrade dokumenata u poštanskom protokolu
| Poslovni proces | Aktivnosti u procesu | Aplikacija, vrsta mape i aktivnost |
| Zaprimanje dokumenata (razna pošta) i upis podataka u poštanski protokol | Preuzimanje dokumenata, upis podataka u mapu poštanskog protokola koja se otvara na dnevnoj razini; skeniranje originalnog dokumenta i prilaganje skeniranog dokumenta | POŠTA / DNEVNA MAPA ZA UPIS POŠTE / UPIS |
Proces obrade ulaznih računa u poštanskom protokolu
| Poslovni proces | Aktivnosti u procesu | Aplikacija, vrsta mape i aktivnost |
| Zaprimanje računa i upis podataka u poštanski protokol | Preuzimanje računa, upis podataka u mapu ulaznih računa poštanskog protokola; skeniranje originalnog računa i prilaganje skeniranog dokumenta | POŠTA / DNEVNA MAPA ZA UPIS RAČUNA U POŠTANSKOM PROTOKOLU / UPIS |
| Slanje mape ulaznih računa u poštanskom protokolu | Slanje mape ulaznih računa na posao klasifikacije odgovornom korisniku | POŠTA / DNEVNA MAPA ZA UPIS RAČUNA U POŠTANSKOM PROTOKOLU / UPIS |
| Klasifikacija ulaznih računa prema vrsti dokumenta (usluge) | Klasifikacija ulaznih računa prema vrsti dokumenta (usluge) i upis dodatnih informacija | POŠTA / DNEVNA MAPA ZA UPIS RAČUNA U POŠTANSKOM PROTOKOLU / KLASIFIKACIJA |
| Slanje klasificiranih dokumenata ulaznih računa u dijeljenu mapu rješenja Ulazni računi | Slanje klasificiranih dokumenata ulaznih računa u dijeljenu mapu odgovorne osobe za obradu dokumenata ulaznih računa | POŠTA / DNEVNA MAPA ZA UPIS RAČUNA U POŠTANSKOM PROTOKOLU / KLASIFIKACIJA |
Veze s drugim procesima / rješenjima
- Ulazni računi
- Izvještajni sustav
Preduvjeti
Osnovni preduvjeti za rad rješenja Ulazne i izlazne pošte su:
- upisane vrste dokumenta i pripadajuće vrste mape kroz administraciju sustava s kontrolnim prijelazima, dozvolama za rad i pripadajućim aktivnostima
- upisani i ažurirani podaci kroz Administraciju pošte, XAML_DFLOPOS300 ili MLTYP100
- postavljeni dokumenti i kontrolna ploča za rad